Как правильно организовать свое участие на выставках в США

Выставки для продвижения любого бизнеса – это наиболее важные мероприятия в году. США в этом ничем не отличается от Казахстана, где на различные отраслевые, профессиональные и по интересам выставки собираются люди из регионов с тем, чтобы получить толчок к развитию, найти партнеров, а что самое главное – потребителей товаров и услуг. Как свидетельствует статистика, за пару-тройку активно проведенных выставочных дней можно получить столько полезных контактов, сколько не насобираешь за весь год. Но чтобы достичь такого результата, необходимо как следует потрудиться в подготовке к этому мероприятию.

Мы подготовили обзор самых важных шагов, которые необходимо выполнить любому участнику выставки, присутствующему там не в роли посетителя, а в роли владельца собственного стенда. Надеемся, что после прочтения статьи у вас останется меньше вопросов, и вы сделаете гораздо меньше ошибок, которые будут стоить напрасно потраченных денег и времени.

Выбираем направление, масштаб и место проведения выставки

Если вспомнить, что в США ежегодно проводится от 1 до 10 выставок по каждой из отраслей деятельности человека, то выбор в такой ситуации стоит сосредоточить на реальных целях, поставленных задачах, планируемым эффектом и, конечно, бюджетом. Самый быстрый и эффективный результат можно получить, участвуя в отраслевых выставках: все специалисты-партнеры и целевая аудитория там стопроцентно присутствуют. Но это, как правило, крупные выставки, которые требуют от участников не менее крупных затрат, идущих на аренду места, подготовку стенда, зарплату обслуживающему персоналу, подготовку рекламной продукции и т. п.

С чего начать?

Если решились участвовать, постарайтесь правильно рассчитать силы и бюджет и сосредоточьтесь на подготовке и организации всех рабочих процессов. Важность правильной организации очевидна: неумение грамотно распорядиться временем и финансовыми средствами, незнание тонкостей выставочного процесса, просчеты в выборе нужного формата рекламы приведут к провалу выставки и разбазариванию рекламного бюджета. Ну а самое печальное к нулевому эффекту в части имиджа и полезных знакомств. Ну и как следствие всего этого к огромной дыре в бюджете компании.

Начать стоит с продумывания концепции и что не менее важно – со знакомства с планировкой выставочных мест. Потому как даже очень грамотно оформленный стенд может остаться незаметным в силу своего удаленного расположения от основных маршрутов трафика. В итоге вы получите 10% трафика посетителей, так как большинство тех, кто доберётся до вас это будет не тот контингент, на который вы рассчитывали.

Серьёзные люди, на которых вы рассчитываете, как правило уже не первый и даже не 10-й раз на этой выставке. У них уже распланирована масса встреч с их партнёрами и производителями, а потенциальная встреча с вами находится у них в списке в разделе «что нового». Настоящие профессионалы всегда пытаются подсмотреть на выставке что-то новое. Но если к вам нужно идти 30 минут в одну сторону, то эти люди у вас «на камчатке» просто не появятся.

Но хорошие места стоят дорого, а потому если бюджет вашей компании не позволяет сделать такие весомые вложения в выставку, то лучше и вовсе отказаться от этой идеи. В такой ситуации стоит начать с посещения выставки в качестве гостя, чтобы ознакомиться с правилами, традициями самопрезентации, ценами, выгодными местами и уже потом – на следующий год или позже, наконец, стать непосредственным участником.

Можно пойти и по другому пути – начать с менее значимых, региональных выставок, чтобы постепенно наращивать интерес к себе, получать необходимые познания о выставочном процессе и, конечно, бесценный опыт, который обойдется не столь дорого.

Процесс организации

Для того чтобы организация участия в выставке не стала стрессом для вас как руководителя и всей компании, не привела к появлению прорехи в бюджете, следует помнить о том, что в этом процессе существует три этапа:

1. Планирование, то есть создание той самой концепции, которой предшествуют маркетинговые исследования, создание плана и калькуляция расходов.
2. Подготовка. Это процесс, связанный непосредственно с разработкой макетов рекламной продукции самого разного вида, ее печати, видеорекламы, подготовкой коммерческих предложений для привлечения клиентов на выставке, бланков договоров и т. п. Кроме того, сюда входит разработка идеи декорирование стенда, выбор персонала и его обучение.
3. Собственно участие в выставке.

Ни один из этапов не может быть пропущен, в противном случае – смысл участия утрачивается.

Планирование выставки

Этап планирования следует начать с постановки главной цели участия и определения круга задач, которые необходимо решить для достижения цели. Исходя из этих факторов, определяется масштаб работ по подготовке рекламного материала, выбирают людей, которые будут отвечать за разные фронты работ. Цель должна быть одна, а связанных с нею задач – несколько.

Но чуть раньше, чем будет поставлена цель, необходимо выполнить обязательное маркетинговое исследование, которое позволит определить потенциальных конкурентов, похожие или однотипные продукты, представляемые на выставке, выявить их сильные или слабые стороны. На основании полученной информации можно будет сделать ваш маркетинговый план, на основе которой и будет вестись вся рекламная стратегия. Цель этого этапа в том, что одну минуту пребывания потенциального партнёра или клиента на выставке он должен понять, чем вы отличаетесь от конкурентов и почему ему (им) нужно работать именно с вами.

Когда понятны цель, стратегия, объем задач, то самое время просчитать стоимость участия. В случае сомнений можно ориентироваться на информацию, полученную у опытных участников: ваш бюджет не может быть ниже среднего для данного уровня мероприятия. Если финансовый резерв не соответствует этому уровню, не дотягивает, отложите затею до следующего раза. Кстати, принять участие в выставке можно и без покупки места, оформления стенда: достаточно прийти туда в качестве гостя и принести с собой рекламную продукцию, раздаточный материал.

Подготовка к мероприятию

Это самый затратный на время и деньги этап. Для решения поставленных задач очень удобно разбить всю подготовку на подэтапы:

1. Выбор места под свой стенд, бронирование площадки. Следует быть в числе первых, чтобы выбрать места, находящиеся ближе к трафику, иначе стенд окажется в труднодоступном или плохо видимом месте, куда заходит редкий посетитель.
2. Разработка рекламных материалов. Начинается с продумывания форматов, обсуждения дизайна, подбора текстового и визуального материала, редактирования, выбора полиграфических предприятий и только потом следует этап печати и постпечатной обработки. При этом ответственному лицу следует быть особенно внимательным, чтобы ни в рекламных материалах, ни в маркетинговых не было досадных ошибок и опечаток. Это важно, поскольку в том, насколько привлекательными, интересными и полезными будут эти материалы, скрывается половина успеха выставочных мероприятий. В связи с большой нагрузкой желательно приступать к этому этапу как можно раньше (за 3 – 5 месяцев до выставки), чтобы оставалось время на вычитку, редактуру, правку.
3. Не забудьте про приятные сувениры с вашим именем, лого и контактной информацией, которые будут представлять вашу компанию и напоминать участникам и посетителям о вашем существовании еще очень долго после окончания выставки.
4. Оформление стенда. Оно должно быть ярким и точно пояснять направленность вашей компании. Помимо традиционных полиграфических изделий, располагаемых по стенкам стенда, в виде растяжек, наклеек, может быть использовано специальное выставочное оборудование, какие-либо действующие модели, образцы, экраны с воспроизводимыми рекламными роликами и т. д. Чем более привлекательным будет внешний вид, тем больше шансов, что посетители подойдут к стенду, возьмут рекламные материалы, а может, прямо на месте поинтересуются вопросами сотрудничества по какому-либо направлению.
5. Рекламные раздаточные материалы должны быть подготовлены в достаточном количестве: визитки и листовки – для всех, буклеты – для особенно интересующихся, каталоги – для партнеров и потенциальных пользователей. С учетом традиционной посещаемости выставки не очень сложно вычислить количество тех, кто потенциально будет заинтересован в том или ином виде рекламы.
6. Подготовка персонала. Этот раздел касается выбора коммуникабельных, знающих специалистов, которые смогут креативно, оперативно и с пониманием отвечать на все возникающие у посетителей вопросы. Это должна быть сработанная команда, члены которой четко знают свои функции и вместе с тем могут всегда подменить коллегу, помочь ему. Кстати, позаботьтесь заранее о том, чтобы для участников вашей команды были оформлены пропуска на выставку, а потому передайте организаторам все данные о специалистах компании. Естественно весь персонал должен свободно говорить на языке страны где проходит выставка.
7. Подготовка униформы для персонала. Да-да, желательно, нет, даже обязательно, в оформлении стендов, рекламных материалов и униформе следовать корпоративному стилю в цветах, в подаче логотипа, мотто и т. п.
8. Оплата разного рода услуг и видов коммуникаций за время участия в выставке. Это будут расходы на уборку, охрану, оборудование, электричество, доступ к сети интернет и т. д. Особая статья расходов – услуги грузчиков и монтажников. Именно эти люди доставляют громоздкие стенды на место, собирают их там, подключают ко всем доступным сетям.
9. Если думаете, что все главные вопросы закрыты, то ошибаетесь. Ваше участие в выставке должно быть застраховано, точнее должны быть застрахованы посетители от всякого рода неприятностей, которые им могут причинить ваш стенд, оборудование, сотрудники и т. п. Поэтому обязательно заключите договор со страховой компанией.
10. Участие в выставке требует присутствия вашей команды на площадке во все время действия мероприятия. А потому необходимо позаботиться об аренде гостиничных номеров, и желательно выбрать тот отель, который будет располагаться недалеко от выставочного, делового или иного центра – места выставки. Если же не получилось сделать это заранее, и места в близлежащих гостиницах уже выкуплены, то придется побеспокоиться о ежедневной доставке персонала и рекламных изделий на место, то есть арендовать автомобиль.
11. Всякая выставка предполагает проведение массы мероприятий – развлекательных, познавательных с обучающими программами, мастер-классами, приглашенными спикерами-специалистами и т. п. Надо подумать заранее о том, какие из этих мероприятий необходимы и интересны для вашей компании, а затем подать заявку на участие в них. Дело в том, что подобные встречи – это еще одна очень удобная площадка для знакомств, обмена информацией, мнениями, наведения деловых контактов.
12. Вы полностью готовы к выставке? Тогда приглашайте своих потенциальных потребителей и партнеров, рассылая им индивидуальные приглашения. Это подкупает, это вызывает интерес, который может вылиться не во временный контакт, а в долгое взаимовыгодное сотрудничество.

Последняя проверка

Даже если вы все сделали вовремя и, как вам кажется, идеально, не исключайте, что по ходу выставки могут случаться всякого рода происшествия, требующие вашего хладнокровия и креативности, оптимизма и умения быстро принимать решения. По опыту работы на выставочных мероприятиях, можно предсказать какие-то нестыковки, аварийные ситуации, промахи. Ну а тем, кто будет впервые присутствовать в качестве владельца собственного места надо быть готовым к тому, что стенд окажется меньших размеров, чем планировали, монтажники недостаточно хорошо или вовсе неправильно собрали конструкцию, забыли подключить электропитание, ваше место может быть занято, поставщики не успевают с рекламой и т. п.

Понятно, что большая часть таких проблем имеет не зависит от вас, но не лишним будет перед открытием выставки проверить самих себя, то, насколько вы хорошо подготовились к мероприятию. Можно составить специальный чек-лист, в который помимо вышеперечисленных этапов будут включены и такие, как:

• Подготовка мебели и планируемая расстановка.
• Подготовка и проверка оборудования с планом расстановки и подключения к коммуникациям.
• Проверка коммуникационного обеспечения – телефон, интернет.
• Проверьте наличие телефонов всех технических и ремонтных служб, грузчиков, монтажников – всех кто несет ответственность за эффективную работу вашего стенда с технической стороны и со стороны снабжения расходными материалами.
• Подготовка текстов обращений к клиентам и обыгрывание ролей с участниками команды.
• Составление графика, согласно которому специалисты будут сменять друг друга на стенде без утраты качества работы.
• Заранее подготовьте основное и запасное места для переговоров – стенд, арендованная площадка, кафе или ресторан. Это плохой тон таскать клиента за руку или за пуговицу по всей выставке приговаривая «ну, где же мы можем поговорить?»
• Подготовка официальных бумаг (коммерческих предложений, проектов, договоров, пресс-китов), визиток, контактов с руководителем.
• Познакомьтесь с вашими соседями по стенду, наладьте добрососедские отношения.
• Проверьте раскладку рекламной продукции, которая должна быть доступна разным категориям посетителей в зависимости от степени их заинтересованности в вашем бизнесе.

Ролевые игры с вашими специалистами

В зависимости от того, насколько хорошо команда знает свое дело в офисе и на выставке, зависит эффективность присутствия на выставке. Следовательно, все вероятные вопросы и ответы должны быть продуманы и проработаны, а в команде должны присутствовать специалисты по следующим направлениям:

• Представитель отдела по работе с клиентами, который уверенно работает с гостями и участниками, выясняя их проблемы, что они ищут, интересы, раздавая рекламу. Главная задача – выделить потенциально интересного клиента из толпы и зацепить его грамотной и интересной информацией о бизнесе;
• Специалист, отлично знающий продукт. Следующий, кто после представителя отдела по работе с клиентами работает с целевым посетителем. Его задача: максимально четко, интересно и правдиво рассказать о продукте, получить от потенциального клиента контакты;
• Менеджер. Это человек, который занимается прямыми продажами и заключением контрактов. Его задача – заключить сделку с «тёплым» клиентом;
• Дополнительный специалист. На этого члена команды возлагают задачи по сбору информации о настоящих и потенциальных конкурентах, посетителях, которые так или иначе могут быть заинтересованы в представляемом вами продукте, направлении гостей и участников выставки к вашему стенду. Выделенный под эту функцию человек не должен быть демаскирован, а потому на нем не должно быть отличительных знаков компании, бренда, униформы, его поведение должно быть ненавязчивым и в меру осторожным. Его задача ходить по выставке и выяснять то, что он должен узнать. Другие участники выставки должны видеть в нём партнёра и клиента, а не конкурента.

В момент пиковых нагрузок и притока клиентов он может помогать основной команде на стенде.

Участие в выставке

Все проверено, все готово, можно начинать работу. Будет поначалу трудно, потом втянетесь. Чтобы не уйти с выставки с ощущением чего-то не сделанного, недополученного, старайтесь выполнять такие простые и столь полезные действия, как:

1. Собирайте контакты. Это могут быть визитки, буклеты и прочая рекламная продукция.
2. Сканируйте беджи всех клиентов, приходящих к вам на стенд.
3. Следите, чтобы вся полученная информация сохранялась по мере поступления.
4. Заводите знакомства с профильными предприятиями, поставщиками, потребителями.
5. Знакомьтесь с тем, как работают другие участники, делайте заметки.
6. Участвуйте в мероприятиях сами или делегируйте своих сотрудников.
7. С самыми важными клиентами и контактами встречайтесь на ужине после выставки.
8. Проверяйте качество работы команды.
9. Не забывайте отдыхать сами и давать отдых своим специалистам. По окончании выставки обязательно поблагодарите всех участником. Совместный ужин команды, какие подарки и т.д.
10. Давайте интервью и распространяйте среди представителей СМИ пресс-киты.
11. Участвуйте в тусовках и вообще – светитесь как можно больше.
12. Распространяйте информацию о своем бизнесе, компании, бренде всеми доступными путями и по всем возможным каналам – для этого выставки и существуют.

Резюме

В заключение статьи хочется еще раз напомнить о важности участия в выставках любого уровня, проводимых в США. Поэтому подготовка и участие должны быть выверены до запятой: некоторые ошибки, кажущиеся на первый взгляд незначимыми, на самом деле могут нанести серьезный урон деловому имиджу компании или не окупить вложенные средства. Благодаря успешной самопрезентации вы получаете массу полезной информации, огромную базу клиентов и компаньонов, с которой можно дальше работать, конвертируя все приобретенные данные в реальные сделки следующие несколько месяцев после выставки

Наша компания, будучи опытным организатором и участником подобных мероприятий на территории Европы и США, имеет бесценный практический опыт в части организации процесса подготовки и участия, а также штат сотрудников, которые на высоком профессиональном уровне всегда готов помочь наладить отношения с прессой, привлечь внимание посетителей, заинтересовать предложениями коммерческих партнёров.

Мы готовы прийти на помощь на любом этапе и выбрать место, арендовать его, заняться подготовкой идеи, а затем и печатью рекламной продукции, оформить и заказать стенд и выполнить все работы, связанные с его установкой и подключению к коммуникациям, выбрать и подготовить персонал. Перед открытием выставки также готовы помочь забронировать номера в отеле, транспорт, доставить все необходимое к стенду, найти переводчиков (при необходимости) и даже выполнить все мероприятия на самой выставке.

Если вы заинтересованы в успехе, а не сливе бюджета, обращайтесь к профессионалам!